Gestión del tiempo

El tiempo es uno de los mayores recursos con los que contamos todos los seres humanos, independiente de la raza, el sexo, la ubicación geográfica o la posición económica, todos disponemos de 24 horas cada día y el uso que hagamos de ese tiempo es lo que nos hace más o menos productivos, más o menos exitosos.

El tiempo es algo que no se puede acumular ni mucho menos recuperar, por el contrario, se desperdicia, se pierde o se aprovecha. El rendimiento de cada persona es diferente y todo esto está marcado por los ciclos de sueño, aspectos emocionales, planificación de las actividades diarias y situaciones externas.

Todos podemos aprovechar los momentos de mayor rendimiento para planificar o programar nuestras actividades y optimizar de esta manera la forma en que invertimos nuestro tiempo. Una de las paradojas del tiempo, es que “no se tiene suficiente tiempo”, pero la realidad es que todo el mundo tiene todo el tiempo disponible: “24 horas por día”.

A continuación, veremos algunas formas de optimizar el tiempo y de qué manera podemos conjugar las actividades laborales y las del hogar con el fin de controlar y mejorar nuestra productividad.

Para comenzar tomaremos en cuenta las actividades que realizamos a diario y lo haremos de forma consciente. Durante una semana vas a anotar las actividades que realizar a diario y el tiempo que dedicas a cada una de ellas, puedes utilizar el formato adjunto en esta temática, en el que escribirás cada actividad que realizas y el tiempo que dedicas a ello.

Una vez tengas anotadas todas las actividades y el tiempo que dedicas a ellas, vas a sumar el tiempo que usas cada día para cada una de las actividades y vas a analizar lo siguiente:

Qué actividades acaparan la mayor cantidad de tu tiempo cada día

En qué actividades puedes disminuir el tiempo que dedicas a ellas

Qué actividades están haciendo que desperdicies tu tiempo

Qué actividades puedes eliminar, delegar o distribuir mejor

Luego de tener el análisis de las actividades y el tiempo utilizado semanalmente, podemos hacernos una idea de cuánto es el tiempo que en realidad necesitamos para tareas realmente importantes y qué cantidad de tiempo puedes utilizar para llevar a cabo otras tareas.

“Una gestión eficaz del tiempo en el trabajo, nos ayuda a organizar el día a día para cumplir con las tareas previstas respetando plazos y aumentando considerablemente la productividad.”

Gestión del tiempo en el trabajo

Tal vez el recurso más limitado y valioso para un asistente virtual es el tiempo. El tiempo condiciona todas las actividades que se llevan a cabo en el día a día, la estrategia de trabajo, la producción que se tiene, los logros y la facturación a nuestros clientes.

“La gestión del tiempo es la gran aliada de la productividad y, por tanto, de la rentabilidad de cualquier negocio.”

Algunos de los beneficios de la gestión del tiempo y gestión de las prioridades son:

  • Reducir el estrés: Cuando se trabaja contra reloj se genera estrés, todos somos conscientes de lo que significa trabajar sobre el tiempo para llegar a la entrega de algún proyecto o una actividad pactada con nuestro cliente, por eso, la falta de planificación y establecimiento de prioridades genera malestar y estrés.
  • Generar sensaciones de autoconfianza: Uno de los aspectos que podemos notar en el día a día teniendo una excelente planificación del tiempo es la autoconfianza que adquirimos en nosotros mismos. Al ver que somos capaces de cumplir con los plazos establecidos y ejecutamos todas las tareas en tiempo genera un estado de confianza y seguridad en lo que podemos hacer.
  • Cumplir con los objetivos: Cuando gestionamos correctamente el tiempo somos capaces de cumplir los objetivos que tenemos en nuestro trabajo, por el contrario, una mala gestión del tiempo hace que los objetivos planteados se vayan atrasando y/o dejando de cumplir.
  • Trabajar más feliz: Al sentirnos en control de nuestro tiempo logramos que el trabajo sea más ameno y tranquilo, con esto logramos un mayor bienestar.
  • Tomar decisiones de manera consciente: Cuando tenemos consciencia del trabajo que estamos realizando y planificamos adecuadamente las tareas y actividades es más fácil tomar decisiones más acertadas y con mayor confianza.

Herramientas para la gestión del tiempo:

Google calendar

Como su propio nombre lo indica, Google calendar está basada en un calendario digital con múltiples funcionalidades como:

● Organizar reuniones y eventos.

● Compartir calendarios con el equipo.

● Bloquear espacios de tiempo para determinadas tareas.

● Invitar a otros usuarios a dichas reuniones.

● Generar enlaces de videollamada.

Trello

Es una de las herramientas de gestión del tiempo más sencilla, pero sumamente potente y útil. Con Trello es posible organizar tareas por orden de prioridad, clasificarlas por proyectos, establecer alarmas para avisarnos de próximos vencimientos y trabajar de forma colaborativa con otras personas, asignándoles tareas.

Toggl

Con Toggl puedes conocer cuánto tiempo requiere cada tarea o proyecto, para luego calcular su rentabilidad, usar estos datos para enviar un reporte a tu cliente o realizar una mejor planificación del tiempo estableciendo prioridades.

Toggl funciona a través de proyectos que contienen las tareas que quieres medir. Cada vez que inicies una tarea, deberás acceder a la herramienta e iniciar el cronómetro. Cuando finalices, deberás hacer lo mismo para apagarlo.

Asana

Asana es una de las herramientas preferidas por las asistentes virtuales, tiene una particularidad muy positiva y es que está relacionada con la gestión del tiempo y las prioridades.

Incluye una funcionalidad que permite priorizar tareas de manera sencilla para mejorar la productividad y eficacia en el trabajo. Es una herramienta para trabajar en equipo con tu cliente.

Monday

Esta herramienta está pensada para mejorar la productividad y la gestión del tiempo en equipos de trabajo. Entre sus funcionalidades, está el establecimiento de plazos de vencimiento y la asignación de tareas a otros miembros.

También es posible acceder desde su panel principal a una vista general del estado de tareas y proyectos. Igualmente podemos ver qué tareas hay pendientes para los próximos días.

Kanbanflow

KanbanFlow es una aplicación de Kanban que va orientada hacia la productividad en la gestión de proyectos y que nos permite crear listas de tareas y compartirlas con los compañeros de trabajo o de proyecto, en el programa cada tarea puede tener una descripción para que sea bien clara, además posee diversas opciones de personalización de integrantes del equipo y permite que las tareas les sean asignadas a diferentes miembros del equipo.

Mi recomendación es que te adentres un poco más en cada una de estas herramientas y veas cual o cuales de ellas se adaptan mejor a tu forma de trabajar. Es posible que debas invertir en una o un par de ellas, te recomiendo que lo hagas pues ahorrarás mucho tiempo y planificarás mucho mejor tus tareas haciéndote mucho más productiva.

La mayoría de las asistentes virtuales que han probado algunas de estas herramientas no son capaces de trabajar sin ellas después.